אם אתם מרגישים שהיום שלכם נבלע בין מיילים, פגישות והודעות עוד לפני שהספקתם להתחיל לעבוד באמת, לרולנד בוש יש כנראה גרסה קיצונית יותר של אותה הבעיה.
בוש הוא נשיא ומנכ"ל סימנס, ענקית הטכנולוגיה והתעשייה הגרמנית שמעסיקה כ-318 אלף עובדים ברחבי העולם. הוא מקבל כ-200 מיילים ביום, מבלה חלק גדול מזמנו בפגישות וטס כל כך הרבה, שלדבריו המרחק שהוא עובר בשנה שווה בערך למסע מכדור הארץ לירח ובחזרה.
בראיון ל-Business Insider הוא חשף את הכללים שפיתח כדי להתמודד עם העומס. חלקם נשמעים כמעט טריוויאליים, אבל אולי דווקא בגלל זה אפשר לאמץ אותם גם בלי לנהל מאות אלפי עובדים.
מחפשים עבודה חדשה? מאות משרות פתוחות מחכות לכם באתר ג'ובנט מקבוצת וואלה >>
1. אל תתנו לתיבת המייל לנהל אתכם
כ-200 הודעות נוחתות בתיבה של בוש מדי יום, אבל הוא משתדל לשמור עליה עם פחות מ-100 הודעות שממתינות לטיפול.
אחת הדרכים לעשות את זה היא פשוט להפסיק להתייחס לכל מייל כאילו הוא דורש תשובה מנומקת. כשהוא יכול, בוש מסתפק בתשובות קצרות במיוחד. לפעמים כל מה שהשולח יקבל ממנו הוא "OK" או "No".
המטרה אינה להיות לא מנומס, אלא לקבל החלטה, להעביר אותה הלאה ולהמשיך למשימה הבאה.
2. לא לכל דבר צריך לקבוע פגישה
למרות הלו"ז העמוס, בוש לא מאמין בפגישות רק משום שהגיע יום שלישי בשעה 10:00.
במקום לקבוע פגישות קבועות באופן אוטומטי, הוא מעדיף להיפגש כאשר באמת יש נושא שדורש דיון או בעיה שצריך לפתור. כך, לפחות בתיאוריה, היומן לא מתמלא בפגישות שמתקיימות בעיקר מפני שמישהו קבע אותן לפני חצי שנה.
זה עיקרון שהפך רלוונטי במיוחד בשנים האחרונות, כאשר מנהלים ועובדים מנסים להתמודד עם לוחות שנה עמוסים בשיחות וידאו ופגישות שחלקן יכולות היו להסתכם במייל.
3. חפשו קודם את הבעיה האמיתית
הרקע של בוש הוא בפיזיקה תיאורטית, והוא מספר שההשכלה הזאת השפיעה גם על האופן שבו הוא מנהל.
במקום לצלול מיד לעשרות פרטים, הוא מנסה לפרק בעיות מורכבות ולזהות את המרכיבים הבסיסיים שלהן: מה בדיוק מנסים לפתור, מה באמת חשוב ומה אפשר להשאיר בצד.
העיקרון הזה מאפשר לו, לדבריו, להתמודד עם כמויות גדולות של מידע בלי ללכת לאיבוד בתוכן.
4. תחסכו מעצמכם החלטות קטנות
לא כל החלטה ביום צריכה לקבל מקום במוח. בוש מנסה לצמצם מראש את מספר הבחירות הקטנות שהוא צריך לבצע.
אחת הדוגמאות הפשוטות ביותר היא הבגדים: הוא מחליט כבר בערב מה ילבש למחרת.
זה אולי נשמע שולי, אבל הרעיון רחב יותר: ככל שאפשר להפוך החלטות יומיומיות ושגרתיות לאוטומטיות, נשאר יותר קשב לדברים שבאמת דורשים מחשבה.
5. גם לטיסות צריך שיטה
כמי שמנהל חברה גלובלית, טיסות הן חלק משמעותי משגרת העבודה של בוש. לכן הוא מתייחס גם אליהן כאל מערכת שצריך לייעל.
הוא מתאים את השינה והפעילות שלו ליעד שאליו הוא נוסע ומנסה לעבור לשעון המקומי במהירות האפשרית, במקום לתת לג'ט לג לנהל את הימים שאחרי הנחיתה. המטרה היא להגיע למדינה אחרת ולהיות מסוגל לעבוד, ולא לבזבז ימים על התאוששות.
6. לא חייבים למלא כל דקה בעוד עבודה
למרות כל העיסוק ביעילות, בוש מקפיד גם למצוא פעילות שמכריחה אותו להתנתק. במקרה שלו זו נגינה בגיטרה.
הסיבה אינה רק תחביב. נגינה דורשת ממנו ריכוז מסוג אחר, ולכן היא מאפשרת לו להפסיק לחשוב לזמן מה על סימנס, מיילים ופגישות.
7. פשטות היא כלי ניהולי
אם יש קו אחד שמחבר בין כל ההרגלים האלה, הוא הניסיון להוריד רעש: פחות החלטות מיותרות, פחות פגישות אוטומטיות, פחות מילים במייל ופחות זמן שמושקע בדברים שלא באמת דורשים אותו.
וזה קורה בזמן שסימנס עצמה הולכת עמוק יותר דווקא לכיוון הטכנולוגי. החברה מציבה את ה-AI התעשייתי בלב האסטרטגיה שלה, ובוש עצמו מדבר על בינה מלאכותית ככוח שעשוי לשנות תעשיות שלמות. סימנס דיווחה החודש על שיא בהזמנות ברבעון השלישי והעלתה את התחזית השנתית שלה.
אבל לפחות בכל הקשור לניהול הזמן של האיש שעומד בראשה, הפתרונות אינם בהכרח מתוחכמים. לפעמים הדרך להתמודד עם 200 מיילים ביום היא פשוט להחליט שלא לכל אחד מהם מגיע יותר משתי אותיות.