מבצע "שאגת הארי" מול איראן ממחיש כיצד מערכות מורכבות מתמודדות עם מציאות של לחץ, חוסר ודאות וקבלת החלטות בזמן אמת. אך בזמן שהמערכה הביטחונית מתנהלת בחזית, גם העורף האזרחי נדרש להפגין יכולת תגובה מהירה וארגון תחת תנאים משתנים. בחזית המאמץ הזה ניצב המגזר השלישי: עמותות ומלכ"רים שנדרשים להרחיב פעילות, להפעיל מתנדבים ולתת מענה מיידי לצרכים חברתיים שהולכים ומתרחבים.
מאשה דשקוב וד"ר שושי בר-אלי, מייסדות עמותת "יש עם מה" לפיתוח שיטות ניהול חדשניות במגזר השלישי, סבורות כי ארגונים חברתיים יכולים ללמוד רבות מהאופן שבו מערכות מורכבות פועלות בזמן חירום. לדבריהן, עקרונות של תכנון מוקדם, תגובה מהירה וניהול משאבים תחת לחץ יכולים לסייע לעמותות לשמור על אפקטיביות גם בתנאי אי-ודאות.
לשם כך הן מציעות חמש אסטרטגיות ניהול שמקורן בעולם הביטחוני, ויכולות לסייע לארגוני המגזר השלישי להמשיך לפעול גם כאשר המשאבים מצטמצמים והצרכים בשטח רק הולכים ומתרחבים.
1. גמישות מבצעית: האצלת סמכויות לצוותים
אחד הגורמים המרכזיים להצלחה במערכות מורכבות הוא היכולת של הדרג המבצעי לקבל החלטות בזמן אמת, מבלי להמתין לאישור על כל צעד. בניהול עמותה בתקופת חירום, מיקרו-מנג'מנט עלול להוביל לשיתוק.
הנהלת הארגון צריכה להגדיר את המטרה ואת החזון, אך לאפשר לצוותים בשטח את החופש להחליט כיצד לפעול. האצלת סמכויות מלאה יוצרת גמישות מבצעית ומאפשרת מענה מהיר לצרכים משתנים של מוטבי העמותה.
2. כלכלת חימושים: ניהול משאבים חכם
בלחימה ממושכת, אחת הסוגיות הקריטיות היא ניהול "כלכלת חימושים" - ההבנה שלא כל משימה דחופה באותה מידה ושיש לשמור עתודות להמשך הדרך. עמותות רבות פועלות בחירום מתוך רצון להגיב לכל פנייה, אך משאבי כסף, זמן וקשב הם מוגבלים.
ניהול נכון מחייב תיעדוף ברור: במה משקיעים עכשיו ובמה ניתן לטפל בהמשך. עצירה מתוכננת לבחינת מצב המשאבים יכולה למנוע מצב שבו הארגון מתרוקן בדיוק ברגע הקריטי ביותר.
3. חתימה נמוכה: ניהול רזה ויעיל
בשדה הקרב המודרני, "חתימה נמוכה" היא היכולת לפעול ביעילות מבלי למשוך אש מיותרת או לבזבז אנרגיה על נראות. במונחים ארגוניים, מדובר באימוץ ניהול רזה.
בתקופות חירום יש לוותר על בירוקרטיה מכבידה, ישיבות ארוכות ותהליכים מסורבלים. עמותה שמתמקדת בליבה התפעולית שלה ומסירה שכבות ניהול מיותרות מצליחה להעביר חלק גדול יותר מהמשאבים ישירות למוטבים.
4. ניהול מאמץ: שמירה על רציפות תפקודית
מערכות מורכבות נשחקות במהירות כאשר הן פועלות בעצימות גבוהה לאורך זמן. גם במבצע "שאגת הארי" ברור כי מדובר במערכה שמצריכה רציפות תפקודית ממושכת.
בארגונים חברתיים, מנהלים ומתנדבים נוטים "להישרף" בשבועות הראשונים של משבר. מנהיגות אחראית חייבת להקפיד על מנוחה, רוטציות ותמיכה בחוסן המנטלי של הצוותים. ללא ניהול נכון של האנשים, הארגון יתקשה להמשיך לפעול כאשר המשבר מתארך.
5. כוח משימה משולב: קואליציות פעולה מהירות
המערכה מול איראן אינה הישג של גוף אחד בלבד, אלא תוצאה של שילוב זרועות וקואליציה רחבה. גם במגזר השלישי אין צורך לפעול לבד.
דווקא בתקופות חירום מתאפשרים שיתופי פעולה מהירים בין עמותות, רשויות מקומיות והמגזר העסקי. קואליציות אד-הוק מאפשרות איגום משאבים, מניעת כפילויות והרחבת היקף ההשפעה, הרבה מעבר למה שכל ארגון יכול להשיג לבדו.