מחפשים איפה לחסוך? תתחילו בשאלה "מה לא עובד"

בין אם מדובר ברעיון להוריד תהליך מיותר, לשדרג מזגן או לספק כלי עבודה פשוט, ההשפעה המצטברת של שיפורים טכניים קטנים עשויה לחסוך מאות מיליוני דולרים ולשנות את התרבות הארגונית מהיסוד. דוגמאות מחברות כמו Qmarkets, ICL ו-Hazera Seeds מראות כיצד רעיונות קטנים, גם של העובד הזוטר ביותר, יכולים להפוך למנוע עסקי רב עוצמה.

"העובדים הם לרוב הראשונים לזהות מה לא עובד, ולעיתים קרובות גם הראשונים לזהות הזדמנות חדשה. בין אם מדובר בתובנה חדשה לגבי צרכי הלקוחות, דרך חכמה יותר לספק ערך, או אפשרות לייעול העבודה, החדשנות לרוב מתחילה מבפנים", מסביר נועם דנון, מייסד ומנכ"ל חברת Qmarkets.

"במילים אחרות, לא צריך להמציא את הדבר הגדול הבא. לפעמים זה מספיק כשנציג שירות מציע לבטל תהליך מיותר, ראש צוות מציף כפילויות בין כלים, או מפתח שמציע להפוך פעולה חוזרת לאוטומטית. רעיונות כאלה אולי לא יככבו בכותרות, אבל הם יכולים לשנות בשקט את אופן הפעולה של העסק", מסביר דנון.

לפי דוח עדכני של Deloitte, כ-80% מהחברות מדווחות שחדשנות פנימית ורעיונות שמקורם בעובדים שיפרו את הביצועים או את היעילות התפעולית. ב־M3, החברה המיתולוגית מאחורי הפתקיות הדביקות (Post-it), יותר מ־30% מההכנסות מגיעות ממוצרים שפותחו כתוצאה מהצעות של עובדים.

דנון מספר כי בחברת ICL, מובילה עולמית בתעשיית המינרלים, פועל מאיץ חדשנות פנימי שמבוסס על תוכנת ניהול הרעיונות של Qmarkets. "עם ממוצע של 400 רעיונות מדי רבעון ושיעור מימוש של 3:1, התכנית משפיעה על הכנסות שנתיות בהיקף של יותר מ־300 מיליון דולר. הצלחתה של ICL ממחישה כיצד תכנית חדשנות בנויה היטב יכולה להניב תוצאות יוצאות דופן", הוא מסביר.

ב-Hazera Seeds, חברה גלובלית לזרעי ירקות, גילו שהמפתח לשינוי ארגוני לא טמון במשברים דרמטיים אלא דווקא ב"אבנים בנעל" - אותם מטרדים קטנים שחוזרים יום-יום ומצטברים לתסכול, כך מספר דודו דהן, מנהל המרקום הגלובלי של החברה.

לדבריו, שיחות הנהלה וסקרי שביעות רצון חשפו דפוס ברור: העובדים מרגישים שמקבלים החלטות במקומם מבלי לערב אותם, בין אם בהליכי התייעלות ללא שיח מוקדם, תקלות שנשארות חודשים ללא פתרון או הצעות לשיפור שנופלות בין הכיסאות. כך נוצר פער מתמשך בין המבט מלמעלה לבין המציאות בשטח.

בעקבות ההבנה הזו גיבשה ההנהלה תכנית פעולה שהוצגה בפורום הגלובלי, הכוללת שלושה מסלולים: שיפור נקודתי, טיפול בתהליכים מערכתיים ושכלול ניהול ביצועים. אך מעל כולם בלט מסלול אחד פשוט, קרוב לשטח וקל ליישום: "האבן בנעל".

בתחילה, מעט עובדים העזו לשלוח הצעות, אך כשהחלו להתממש הפתרונות הראשונים - שדרוג מזגן, כיסאות חדשים, התקנת מדפים - נרשם שינוי באמון. עד כה הוגשו כ־160 הצעות, מתוכן 73 כבר בוצעו, בעוד אחרות דורשות בחינה תקציבית או פתרונות מערכתיים.

בין ההצעות שאושרו: ערכות להחלפת גלגלים לרכבי שטח, מגני ברכיים לעובדים בקציר, כלים לדבוראים, אופניים תלת-גלגליים למחסן וסורקים אלחוטיים שהפכו את הליקוט למהיר בהרבה. כל פריט כזה אולי נראה שולי, אך יחד הם יוצרים תחושת אכפתיות ושייכות. מעבר לשדרוגים המעשיים, בלטה התחושה שהמהלך "שבר מחסום": עובדים שבעבר שתקו החלו להציע ולדבר, ורבים אף ביקשו לראות את הקמפיין הופך למסורת שנתית.

גוגל, שידועה במודלי העבודה הייחודיים שלה, פיתחה תכנית בשם Googler-to-Googler או בקיצור g2g, שבה עובדים מלמדים עובדים אחרים כישורים קטנים שחסרים להם. זה פותר "אבנים בנעל", כמו אי-יכולת להשתמש בכלי פנימי מסויים או חוסר הבנה לגבי תהליכים ספציפיים בעבודה ובארגון. למעלה מ-4,000 מעובדי גוגל מתנדבים ומסייעים מדי שנה ליותר מ-55,000 עובדים לסלק מטרדים שמעכבים ומקשים עליהם ביומיום.

אבל השאיפה לחדשנות הרעיון אינה מוגבלת רק לעולמות התעשייה וההייטק. מחקר שהתפרסם לאחרונה בארה"ב, בחן מיזם דומה במחלקת מיון בבית חולים גדול. שם, צוות רופאים הקים מנגנון פשוט לזיהוי ולטיפול באותן "אבנים קטנות" - תקלות בציוד, תהליכים מסורבלים או חוסרים שחוזרים על עצמם. בתוך שבעה חודשים הוגשו 284 בעיות כאשר 75% מהן טופלו, ו־80% מהצוות הרפואי דיווח על שיפור משמעותי בתחושת הרווחה בעבודה. את הרווח הנקי קצרו כמובן המטופלים, שנהנו משירות מהיר ויעיל יותר ומצוות רפואי קשוב ורגוע יותר.

גם ברשת הסופרמרקטים Wegmans, עודדו עובדים להציע שיפורים קטנים בחנות. לדוגמה, עובד הציע להציב מראות בפינות המדפים כדי למנוע התנגשויות - רעיון פשוט שהפחית את כמות התאונות בחנויות של הרשת ב-40%, ושיפר משמעותית את חוויית הקנייה.

המסקנה הברורה: גם בעיות קטנות, כשהן מצטברות, יוצרות שחיקה, וכשהן מטופלות, הן יוצרות ערך, אמון, הקלה ותחושת שייכות.

"המהלך בחברת Hazera Seeds אמנם עדיין בעיצומו, אך כבר עתה ניתן לראות שהוא מצליח לחולל שינוי, לא רק באמצעים הפיזיים, אלא במערכת היחסים שבין ההנהלה לעובדים" מסביר דודו כהן. "השלב הבא יתמקד בהעמקת התהליך - התבוננות בתהליכי הליבה ובניהול הביצועים - אך את השיעור הראשון כבר למדנו: שינוי גדול מתחיל מהקלה אחת קטנה, מנעל אחת שנוח יותר לצעוד בה.

דנון טוען כי המרכיב הקריטי להצלחת התהליך הזה הוא לא רק לבקש רעיונות אלא לבנות מנגנון מסודר, עקבי ואפקטיבי לאיסוף, מיון, הערכה ויישום שלהם. "בלי מערכות מתאימות, גם ההצעות הטובות ביותר עלולות להיעלם ברעש הכללי. לכן חשוב לייצר תהליך פורמלי, דרך פלטפורמה ייעודית או תהליך עבודה, כדי למקסם השפעה מדידה ומתמשכת".

שינוי כזה לא מחייב מהפכה ארגונית או השקעה גדולה. "הוא יכול להתחיל במשהו פשוט למשל, יצירת ערוץ הצעות רשמי לעובדים: פלטפורמה דיגיטלית, אפליקציה או טופס שבו כל אחד יכול להציע רעיונות הרלוונטיים לאתגרים העסקיים הנוכחיים של הארגון בכל רגע", אומר דנון.

"בנוסף, שקיפות ומשוב הם קריטיים. העובדים צריכים לדעת שהרעיונות שלהם נשמעים ונבדקים גם אם לא כולם מיושמים. אמון כזה מגביר מעורבות, ומגדיל את היקף ההשתתפות. כמובן שגם הכרה, ולא רק כתגמול כספי, היא מרכיב חשוב. מחמאה פומבית, בונוס סמלי או אפילו אזכור בעלון הארגוני יכולים לשמש כמנוע מוטיבציה משמעותי."

דנון מסכם כי "ככל שההנהלה תעודד יוזמות מהשטח ותיתן להן מקום, כך תיווצר תרבות ארגונית של שיפור מתמיד וחדשנות. בזמן שמוסדות ציבוריים וחברות פרטיות עסוקים בצמצומים וקיצוצים, אלה שיבחרו לחדש מבפנים ייהנו מיתרון תחרותי ברור. הם לא רק יזהו מקורות חיסכון משמעותיים אלא גם יעמיקו את מחויבות העובדים, יחזקו תחושת שייכות ויטפחו תרבות של יוזמה ויצירתיות.

זו לא אופנה חולפת - אלא שינוי תפיסה מהותי שחברות מובילות ברחבי העולם כבר מאמצות: חלק מהרעיונות הטובים ביותר כבר מסתובבים במסדרונות שלכם. צריך רק לעצור, לשאול - ולהקשיב."