לא רק טופס טיולים: האמת היקרה של קליטת עובדים חדשים

תהליך קליטת עובד חדש (Onboarding) נתפס לעיתים קרובות כהוצאה תפעולית, אך האמת מורכבת ויקרה הרבה יותר. מחקר של SHRM מ-2022 העריך את העלות הממוצעת לקליטת עובד (Onboarding) בכ-4,700 דולר. עלות זו כוללת הוצאות ספציפיות כמו עלות הכשרה ממוצעת של כ-1,300 דולר לעובד, עד 400 דולר על ניירת ואדמיניסטרציה, בין 500 ל-1,000 דולר בשבוע להקמת סביבת עבודה, ובין 20 ל-100 דולר עבור ערכת קבלת פנים.

במקרים של רילוקיישן, העלות יכולה לזנק לסכומים שבין 21,327 דולר ל-79,429 דולר. בנוסף לעלויות הישירות, עלות החלפת עובד בתפקיד בדרג ביניים מוערכת בכ-20% משכרו השנתי, ויכולה להרקיע עד ל-213% מהשכר עבור תפקידי ניהול.

אך עלות קליטת עובד אינה נובעת רק מהוצאות ישירות כמו ציוד או הכשרה, אלא בעיקר מהשקעה נרחבת של זמן ומשאבים מכל רחבי הארגון. העלות המרכזית והסמויה היא אובדן הפרודוקטיביות, הן של העובד החדש, שזקוק לחודשים כדי להגיע לתפוקה מלאה, והן של הצוות הקיים שמקדיש זמן יקר לחפיפה והדרכה.

בנוסף, אנשי משאבי אנוש, IT, כספים ומנהלים משקיעים שעות רבות בתהליכים בירוקרטיים והכנת מסמכים. העלות הסופית מושפעת מגורמים כמו גודל החברה, רמת הוותק של העובד, והיעדר תהליכים מתועדים, שהופכים את התהליך למורכב ויקר יותר.

אבירם כהן, מנכ"ל EasyDo, מסביר: "הסיבה המרכזית לכך שתהליכי אונבורדינג הופכים לארוכים ויקרים היא חוסר סדר: יותר מדי גורמים מעורבים, יותר מדי מסמכים, ובלי מערכת אחת שמרכזת את הכול. מנהלים נאלצים לבזבז זמן יקר על מעקבים, תיוק ידני והתכתבויות אינסופיות, פשוט כי אין תיעוד ואוטומציה".

לשם כך, EasyDo מציעה פתרון כולל: שליחת טפסים אוטומטית לחתימה, שדות חכמים המוזנים ישירות לתיק העובד, תיוק מסמכים במערכת מרכזית ותהליך דיגיטלי מלא לכל סבב חתימות. התוצאה: תהליך קליטה חלק, מדויק וחסכוני, שמפנה זמן למנהלים ומאפשר לארגון להתמקד בדבר החשוב באמת - האנשים.

אבל טכנולוגיה לבדה לא יכולה להוות את הפתרון הבלעדי לקליטת עובדים. לשם כך, אלעד מערכות פיתחה תהליך אונבורדינג פרסונלי שנשען על תפיסה מגובשת אחת: שלושה מסעות (עובדים פנימיים, חיצוניים, מנהלים) ושלוש זוויות (ניהולית, מקצועית, אישית), וכל זה מנקודת מבטו של העובד.

בחלק הטכנולוגי משולבים תהליכי אוטומציה, לומדות ומערכות תומכות, לצד מודל Buddy אישי שמלווה את הנקלטים לחיבור לתרבות הארגונית, היכרות וחיבור אנושי. התוצאה: קליטה יעילה, מותאמת אישית, וירידה באחוזי העזיבה בזכות חוויית כניסה איכותית ומחוברת לארגון.

ענבל סינמן, סמנכ"לית משאבי אנוש באלעד מערכות, מציינת כי "אחד האתגרים הגדולים בקליטת עובדים חדשים הוא לייצר עבורם חוויה שממשיכה גם הרבה אחרי היום הראשון. מה שמעניין אותנו הוא איך העובד מרגיש אחרי שלושה חודשים - האם הוא כבר מצא את מקומו, האם הוא מקבל הזדמנות לצמוח והאם יש לו מערכת יחסים משמעותית עם המנהל והצוות שלו. זו נקודת המבחן האמיתית של אונבורדינג מוצלח."

לעומתם, Scoutt נוקטת בשיטה שונה לחלוטין ומתמקדת בצוואר הבקבוק של גיוס מהנדסי תוכנה: הרכבה והטמעה של צוותים איכותיים. בשילוב בינה מלאכותית, סינון חכם של ספקים גלובליים, ואוטומציה של תהליך ההתאמה בין הצרכים העסקיים לצוותים הנכונים, הפלטפורמה מאפשרת לחברות להקים צוותים אנושיים גלובליים שמוכנים לפעולה תוך ימים ספורים. התוצאה: חיסכון של עשרות אחוזים בעלויות הגיוס וההפעלה, קיצור דרמטי של זמן היציאה לשוק (Time to Market), ויכולת להגיב במהירות להזדמנויות עסקיות.

קליטת עובדים כיום היא תהליך אסטרטגי בעל השפעה מכרעת על החדשנות, התפוקה והשורה התחתונה של הארגון. המעבר מתהליך ריאקטיבי ויקר לתהליך פרואקטיבי, המשלב טכנולוגיה ואנושיות, יוצר ערך כבר מהיום הראשון. בסופו של דבר, השקעה בחוויית קליטה מתקדמת אינה "הוצאה" שיש לצמצם, אלא המנוף המרכזי לבניית ארגון חסין, זריז ומצליח, שיודע לא רק למשוך טאלנטים, אלא גם לשמר אותם כנכס אסטרטגי לאורך זמן.